В сфере грузоперевозок в США владельцы автопарков и менеджеры по логистике часто сталкиваются с необходимостью принятия важного решения: стоит ли заниматься диспетчеризацией собственными силами или передать её на аутсорсинг сторонней диспетчерской службе? А как насчёт использования фрахтовых брокеров вместо диспетчера? В этом экспертном руководстве, ориентированном на рынок США, мы подробно рассмотрим, чем занимается диспетчеризация собственными силами и на аутсорсинге, а также где роль фрахтовых брокеров, чтобы помочь вам выбрать оптимальное решение для вашего грузоперевозочного бизнеса. Мы рассмотрим определения, плюсы и минусы каждого подхода, пошагово сравним ключевые факторы (со сводной таблицей) и дадим советы по выбору правильной стратегии. Давайте разберёмся.

Понимание вариантов диспатчинга

Прежде чем сравнивать, давайте выясним, что означает каждый вариант в контексте рынка грузоперевозок США:

Внутренняя диспетчерская служба: в вашей компании работает диспетчер (или группа диспетчеров). Этот сотрудник/группа работает у вас в штате и занимается поиском грузов, планированием маршрутов, назначением водителей, составлением расписания и взаимодействием с брокерами и грузоотправителями от имени вашего автопарка. Внутренние диспетчеры досконально знакомы с деятельностью вашей компании и работают непосредственно на вас.

Аутсорсинговая диспетчерская служба: вы заключаете договор со сторонней компанией или независимой диспетчерской службой для управления вашими операциями по отправке грузов. Эти диспетчеры не являются вашими непосредственными сотрудниками; как правило, вы платите им комиссию (часто процент от каждой загрузки или фиксированную ставку) за поиск груза, взаимодействие с брокерами/грузоотправителями и координацию ваших грузовых автомобилей. Аутсорсинговые диспетчерские компании обычно обслуживают нескольких клиентов-перевозчиков и обладают специализированным опытом и инструментами.

Грузовые брокеры: Грузовой брокер — это лицензированный посредник, который связывает грузоотправителей с перевозчиками. Брокеры не работают на перевозчика, а организуют погрузку за комиссию. Многие небольшие транспортные компании полагаются на брокеров для поиска грузов. Важно отметить, что использование брокеров — это не совсем решение для диспетчеризации — вы или ваш диспетчер (штатный или внешний) всё равно будете взаимодействовать с брокерами для получения груза. Однако некоторые владельцы-операторы отказываются от специального диспетчера, самостоятельно находя и заказывая грузы через брокеров. В этой статье, когда мы говорим о «доверии брокерам», мы имеем в виду работу без специального диспетчера и получение грузов через доски объявлений или через брокеров, которыми занимается владелец или водители.

Контекст рынка США: В США десятки тысяч автоперевозчиков (особенно небольших) регулярно сталкиваются с этим выбором. Согласно правилам FMCSA (Федеральной администрации безопасности автоперевозчиков), диспетчеры (штатные или привлеченные) должны знать правила рабочего времени, ELD и другие вопросы соблюдения требований. Независимо от того, осуществляете ли вы диспетчеризацию внутри компании или передаете ее на аутсорсинг, обеспечение соответствия требованиям и эффективности в американской сфере грузоперевозок имеет решающее значение. Кроме того, следует отметить, что фрахтовые брокеры в США должны иметь лицензию и гарантию, в то время как деятельность диспетчерских служб не регулируется — к этому вопросу мы вернемся, когда будем обсуждать вопросы доверия и ответственности.

Теперь давайте подробно рассмотрим каждый вариант, его преимущества и недостатки.

Плюсы и минусы In-house Dispatch службы

Наличие собственной диспетчерской службы в компании может обеспечить больший контроль, но также влечет за собой значительную ответственность и расходы. Вот основные плюсы и минусы внутренней диспетчерской службы:

Преимущества In-house Dispatch службы

Прямой контроль и надзор: штатный диспетчер обеспечивает вам полный контроль над каждым аспектом диспетчеризации. Диспетчер — член вашей команды, который следует политике и приоритетам вашей компании. Вы можете устанавливать собственные стандарты бронирования грузов, выбора брокеров или маршрутов для работы, а также управления водителями. Этот прямой контроль обеспечивает быстрое реагирование и возможность адаптировать операции под ваши нужды. Многие владельцы автопарков ценят такой контроль, поскольку он позволяет точно согласовывать процесс диспетчеризации со стандартами обслуживания компании и обязательствами перед клиентами. В случае возникновения проблемы (например, задержки груза или поломки) штатный диспетчер полностью подотчетен вашей компании и может немедленно действовать в соответствии с вашими указаниями.

Знание специфики компании: штатный диспетчер со временем приобретёт глубокие знания о вашем бизнесе. Он изучит ваши конкретные полосы движения, постоянных клиентов, предпочтения водителей и внутренние рабочие процессы. Это может привести к более персонализированному обслуживанию. Например, внутренний диспетчер знает, какие водители предпочитают определённые маршруты или какие грузоотправители обычно медленно загружаются/разгружаются, и может планировать свои действия соответствующим образом. Он также хорошо знаком с культурой и целями вашей компании, что может быть важно для долгосрочного управления отношениями с клиентами (особенно если у вас есть прямые клиенты-грузоотправители, которые координируют свои действия с вашим диспетчером).

Интегрированная коммуникация: Работа в офисе часто означает, что диспетчер находится в вашем офисе (или, по крайней мере, работает исключительно на вас). Он может легко взаимодействовать с другими отделами – менеджерами по безопасности, бухгалтерией, службой поддержки клиентов и т. д. Информация передается внутри компании, без помех, связанных с взаимодействием с внешними организациями. Это может улучшить координацию. Например, если водитель заболел или грузовик нуждается в обслуживании, диспетчер компании немедленно «в курсе дела» и может скорректировать графики. Передача сообщений через сторонних специалистов не требует задержек. Кроме того, диспетчеры на объекте могут напрямую обращаться к вашей внутренней системе управления транспортом (TMS) и другому программному обеспечению, интегрируя диспетчеризацию с вашими общими операционными технологиями.

Потенциальное повышение доверия клиентов: если ваша транспортная компания работает напрямую с грузоотправителями, наличие собственной диспетчерской службы может дать грузоотправителям чувство стабильности — они знают, с кем имеют дело, и что диспетчер — часть вашей компании. Вы не передаёте какую-либо часть услуг сторонней компании. Для некоторых ценных клиентов или контрактов, работающих по отдельным контрактам, это может стать преимуществом (показывая, что у вас есть собственная команда, сосредоточенная на их грузах).

Долгосрочная экономическая эффективность для больших автопарков: Хотя внутренняя диспетчеризация имеет более высокие первоначальные затраты (мы подробнее расскажем об этом далее), при более крупном проекте она может стать экономически выгодной в расчете на одну загрузку. Как только у вас будет достаточно грузовиков для загруженности диспетчерского персонала, дополнительные затраты на добавление новых грузовиков могут быть ниже, чем оплата процента сторонней службе за каждую загрузку. Например, один диспетчер часто может обслуживать несколько грузовиков. Если у вас более 10 грузовиков, выплата одной или двух зарплат может быть в целом дешевле, чем выплата комиссии в размере 5–10% с каждой загрузки. Мы проведем сравнение затрат далее в статье.

Более высокие фиксированные издержки (зарплата и накладные расходы): найм диспетчера — существенная статья постоянных расходов. В США средняя годовая зарплата одного диспетчера грузовиков составляет около 45 000 долларов (около 44,8 тыс. долларов по данным Glassdoor) connecteam.com, но опытные диспетчеры или диспетчеры в городах с высоким уровнем стоимости могут рассчитывать на большую зарплату. К заработной плате добавьте льготы (медицинскую страховку, налоги на заработную плату, отпуск) и расходы на предоставление офисного рабочего места и оборудования. Вам также необходимо подписаться на доски погрузки (DAT, Truckstop и т. д.) и, возможно, на TMS или другое программное обеспечение для вашего диспетчера. Эти издержки применяются независимо от того, сколько грузов вы перевозите за низкую неделю, поэтому стоимость одной загрузки выше, если у вас меньше грузовиков или груз непостоянен. Небольшому перевозчику часто сложно оправдать постоянную зарплату диспетчеру. Вот почему многие начинающие владельцы-операторы сами занимаются диспетчеризацией, а не нанимают кого-то сразу.

Трудности найма и обучения: Принятие на работу диспетчера означает, что вам необходимо найти квалифицированного человека и обучить его методам работы в вашей компании. Хороших диспетчеров с опытом работы в отрасли может быть сложно найти и привлечь, особенно если вы небольшая компания, которая не может предложить очень высокую оплату. Подбор и собеседования с кандидатами на должность диспетчера требуют времени. После найма обучение — еще одна проблема: ваш новый диспетчер должен изучить ваши маршруты, клиентов, процедуры соответствия, программное обеспечение и т. д. В период наращивания производительность его труда может быть ограничена. Также всегда существует риск текучести кадров. Диспетчерская работа может быть очень напряженной (ненормированный рабочий день, многозадачность, решение проблем на ходу), и транспортные компании часто сталкиваются с высокой текучестью кадров на этих ролях ninjadispatch.com ninjadispatch.com — это означает, что вам, возможно, придется периодически нанимать и обучать замену. Все это — инвестиции времени и ресурсов с вашей стороны. Если вы работаете круглосуточно и без выходных, найм сотрудников для ночных смен может быть особенно сложным (меньше кандидатов готовы работать, и вам, возможно, придется заплатить больше за ночную работу) ninjadispatch.com ninjadispatch.com.

Ограниченная масштабируемость и работа в нерабочее время: Мощности внутренней команды ограничены количеством нанятых вами сотрудников. Если ваш бизнес растёт и вы добавляете больше грузовиков или грузов, вам в конечном итоге потребуется нанять дополнительных диспетчеров для поддержания качества обслуживания (один человек может одновременно обслуживать ограниченное количество грузовиков и вызовов). Слишком поздний найм может привести к перегрузке диспетчера и проблемам с обслуживанием; найм заранее означает выплату зарплаты за неиспользованные мощности до тех пор, пока грузовики не будут заполнены. Аналогично, обеспечение круглосуточной работы — сложная задача. Один диспетчер, работающий с 9 до 5, не сможет работать по ночам или в выходные. Для круглосуточной работы внутренней диспетчерской службы вам потребуется несколько сотрудников, работающих посменно или дежурящих, что значительно увеличивает расходы на заработную плату. Многие перевозчики среднего размера сталкиваются с этой проблемой: они могут заниматься диспетчеризацией внутри компании в рабочее время, но иметь перерывы в нерабочее время. (Мы обсудим гибридное решение позже.) Аутсорсинговая компания, напротив, часто располагает персоналом, готовым работать круглосуточно, если это необходимо.

Альтернативные издержки для владельцев: Для очень небольших компаний (например, компании, управляющей одним или двумя грузовиками) выбор внутреннего управления часто означает, что владелец или член его семьи фактически становится диспетчером. Хотя это экономит деньги, это отнимает время, которое вы могли бы потратить на вождение или развитие бизнеса. Диспетчеризация отнимает много времени — бронирование грузов, телефонные звонки, решение проблем — и самостоятельная работа может привести к выгоранию или отвлечению от других управленческих задач. Вам следует оценить ценность своего времени: может быть, его лучше потратить на привлечение клиентов, управление водителями или оптимизацию операций, чем на гонку за грузами на бортах загрузки? Многие владельцы в конечном итоге достигают точки, когда им приходится нанимать диспетчера или передавать работу на аутсорсинг, поскольку самостоятельная диспетчеризация становится невыгодной по мере роста автопарка.

Плюсы и минусы аутсорсинга диспетчеризации

Передача диспетчерских функций сторонней службе или независимому диспетчеру может снизить нагрузку и привлечь профессиональных экспертов. Однако это сопряжено с определенными потерями в плане контроля и текущих расходов. Давайте рассмотрим преимущества и недостатки аутсорсинга диспетчерских функций:

Преимущества аутсорсинга диспетчеризации

Экспертные знания и знание отрасли: авторитетные компании, предоставляющие услуги диспетчеризации, обладают специализированными знаниями. Их диспетчеры обычно работают с грузами для нескольких перевозчиков и имеют опыт работы в разных направлениях, регионах и с разными типами грузов. Это означает, что они умеют вести переговоры с брокерами, быстро находить подходящие грузы и решать распространённые логистические проблемы. У них часто есть налаженные связи с фрахтовыми брокерами и грузоотправителями, что может принести вам лучшие возможности для загрузки грузов. Например, хорошая диспетчерская служба проведёт переговоры от вашего имени по тарифам, чтобы обеспечить вам более высокую оплату за грузоперевозки (porterfreightfunding.com porterfreightfunding.com). Они также следят за рыночными тенденциями (спотовыми тарифами, спросом на различных направлениях грузоперевозок) и нормативными требованиями. По сути, вы нанимаете команду профессионалов, которые живут и дышат диспетчеризацией, а не полагаетесь на опыт одного человека. Особенно для новых перевозчиков такой доступ к опытным диспетчерам может помочь избежать дорогостоящих ошибок и максимизировать прибыль на раннем этапе.

Экономия средств и времени (отсутствие бремени найма и обучения): аутсорсинг означает, что вы избегаете первоначальных затрат на найм сотрудника и содержание его офиса. Диспетчерская служба занимается комплектованием штата своей команды, включая подбор персонала, управление персоналом, обучение и даже резервное покрытие, если кто-то заболел или находится в отпуске. Вы платите только за саму услугу. Как правило, диспетчерские компании взимают либо процент от каждой загрузки (обычно около 5–10 % от валового дохода от загрузки), либо фиксированную плату за загрузку или в неделю. Например, многие независимые диспетчеры взимают в среднем около 5–6 % на learndispatch.com, а ставки обычно варьируются от ~ 3 % до 8 % от стоимости загрузки learndispatch.com. Эта модель переменных затрат означает, что если вы не перевозите грузы, вы не платите (за исключением, возможно, минимальной платы в некоторых контрактах). Для небольших автопарков это часто дешевле, чем полная заработная плата в годовом исчислении. Вот небольшой пример: 5% от годового валового дохода в 200 000 долларов США составляют 10 000 долларов США — гораздо меньше, чем оплата работы диспетчера в размере 45 000 долларов США в год. Кроме того, вы экономите время — вам не нужно просматривать заявки, обучать персонал или лично управлять диспетчерскими задачами. Вы можете сосредоточиться на других аспектах бизнеса (обслуживании автопарка, подборе водителей, отношениях с клиентами и т. д.), пока внешний диспетчер заботится о загрузке ваших грузовиков.

Масштабируемость и гибкость: Аутсорсинговые диспетчерские службы позволяют вам относительно легко масштабировать свои операции. Если вы добавляете новый грузовик, вы просто сообщаете об этом поставщику услуг по дистрибуции, и он выделяет больше ресурсов для поиска грузов для этого грузовика. Если у вас временно меньше работающих грузовиков (например, некоторые из них простаивают на техобслуживании или бизнес идет медленно), вы, как правило, платите меньше, поскольку тарифы привязаны к загрузке или активным грузовикам. Вам не нужно платить зарплату простаивающим сотрудникам. В пиковые сезоны или фазы роста диспетчерская служба может справиться с резким ростом объемов — у них часто есть команда, которая может коллективно управлять увеличением объема без необходимости срочно нанимать дополнительный персонал. И наоборот, в период спада вам не придется никого увольнять; ваши расходы автоматически снижаются при снижении грузоперевозок. Такая гибкость является огромным преимуществом в цикличной отрасли грузоперевозок. Некоторые компании, предоставляющие услуги дистрибуции, также предлагают круглосуточное обслуживание в рамках своих услуг, что означает, что ваши грузовики могут получать поддержку в нерабочее время или в разных часовых поясах, без необходимости нанимать ночного диспетчера. Например, компания Ninja Dispatch (поставщик диспетчерских услуг) отмечает, что за стоимость услуг одного штатного диспетчера их клиенты также получают целую команду, включая менеджера по диспетчеризации, что обеспечивает бесперебойную круглосуточную работу.

Сокращение накладных расходов и инфраструктуры: при аутсорсинге вам не нужно предоставлять офисное помещение или специализированное программное обеспечение для диспетчеризации. Большинство диспетчерских служб используют собственные технологические платформы или подписки (таблицы загрузки, инструменты отслеживания и т. д.). Они часто занимаются документооборотом, таким как подтверждение ставок, выставление счетов (некоторые даже помогают с оформлением счетов) и другими административными задачами, связанными с загрузками. Это может косвенно сэкономить вам деньги на лицензиях на программное обеспечение и офисном оборудовании. Это также означает меньше головной боли, связанной с управлением этими инструментами — служба будет вести учетные записи в таблице загрузки, обеспечивать мониторинг данных ELD (если это входит в их услуги) и вести учет грузов. Во многих случаях они могут интегрироваться с вашими системами или, по крайней мере, предоставлять вам отчеты, но вы будете освобождены от повседневных административных задач.

Повышение эффективности и производительности труда водителей: Специализированная диспетчерская служба часто может оптимизировать маршруты и графики так, как это не под силу перегруженной небольшой компании. Поскольку их основная задача — эффективное диспетчерское обслуживание, они могут найти обратные рейсы или планы загрузки с несколькими этапами, которые сократят ваши холостые километры. Они отслеживают рабочее время и местоположение водителей в режиме реального времени, чтобы корректировать планы и обеспечивать бесперебойную работу грузовиков. Поскольку кто-то постоянно ищет следующий груз, ваши водители могут сосредоточиться на вождении, а не беспокоиться о поиске груза. Это может повысить удовлетворенность водителей и их удержание: водители знают, что логистикой занимается профессионал, и им меньше приходится ждать груз. Более того, диспетчеры часто выступают посредниками между водителями и брокерами, решая проблемы в пути (например, изменение графика доставки из-за задержек, общение с получателем и т. д.) (porterfreightfunding.com). Это снижает нагрузку как на водителей, так и на вас как на владельца. Короче говоря, аутсорсинг может обеспечить уровень эффективности, который может быть трудно воспроизвести, если вы заняты многозадачностью или ваш единственный внутренний диспетчер перегружен.

Сосредоточение на основном бизнесе: Передавая диспетчерские функции на аутсорсинг, вы фактически делегируете целую часть бизнес-процессов. Это позволяет основной команде транспортной компании сосредоточиться на других аспектах, таких как развитие бизнеса, соблюдение нормативных требований, обслуживание автопарка или обслуживание клиентов. Если вы владелец-оператор, передача диспетчерских обязанностей службе высвобождает часы каждый день, которые вы можете потратить на вождение (зарабатывая деньги) или отдых. Если вы владелец автопарка, вы можете использовать это время для заключения прямых контрактов с грузоотправителями, улучшения операционной деятельности или расширения своего автопарка. Для многих этот компромисс оправдывает свою цену — диспетчерские услуги окупаются, позволяя вам получать больше дохода или вести бизнес более эффективно.

Недостатки аутсорсинга диспетчеризации

Меньше прямого контроля: При аутсорсинге вы доверяете критически важную часть своих операций сторонней организации. Это неизбежно означает потерю части прямого контроля. Диспетчеры работают на свою компанию, а не на вашу (хотя хорошие диспетчеры действуют как партнеры). Вы не можете контролировать каждый звонок или каждый проведенный ими разговор. Бывают моменты, когда вы не согласны с тем, как они выполняют какие-либо задачи, например, с выбранным грузом или принятой ставкой. Хотя вы можете устанавливать предпочтения и правила, вам приходится полагаться на их решения изо дня в день. Это может быть неудобно для владельцев, работающих непосредственно с вами. Существует также вопрос совместного внимания: если вы не оплачиваете услуги отдельного диспетчера, во многих диспетчерских службах каждый диспетчер обслуживает клиентов нескольких перевозчиков. Вы можете беспокоиться, что не всегда являетесь главным приоритетом, особенно в часы пик. Несогласованность может возникнуть, если стандартные рабочие процедуры службы отличаются от того, как вы работаете внутри компании (assetbasedintermodal.com assetbasedintermodal.com). Чтобы смягчить это, чётко доносите свои ожидания при начале работы с аутсорсинговым провайдером.

Постоянные сборы за обслуживание: Хотя аутсорсинг позволяет избежать фиксированной заработной платы, он вносит постоянные переменные издержки. В долгосрочной перспективе, по мере роста вашего автопарка, эти сборы могут значительно увеличиться. Например, оплата ~5–10% от суммы груза означает, что в периоды роста вы будете платить больше. Если ваш транспортный бизнес масштабируется и достигает высокой выручки, аутсорсинговая процентная ставка может превзойти зарплату пары штатных диспетчеров. Вы можете достичь критической точки, когда инсорсинг станет дешевле для вашего объема. Кроме того, некоторые диспетчерские службы могут устанавливать минимальные ежемесячные сборы или фиксированные контракты, которые обязывают вас платить, даже если вы не работаете. Всегда читайте мелкий шрифт. Первоначальная стоимость подключения к качественной диспетчерской службе может показаться высокой некоторым владельцам-операторам sporterfreightfunding.com — например, услуга может потребовать вступительного взноса или нескольких месяцев работы. В компаниях с низкой маржой владельцы иногда чувствуют себя неловко, отказываясь от части каждой загрузки. По сути, это компромисс между затратами и удобством.

Вопросы доверия и прозрачности: Передача бронирования груза и информации требует доверия. Вы можете делиться конфиденциальной информацией (предпочтениями полосы, данными клиента, тарифами) с диспетчерской службой. Некоторые беспокоятся о конфиденциальности — вам нужны гарантии, что служба не будет передавать ваши бизнес-данные или забирать ваши прямые контакты грузоотправителя для передачи другому перевозчику. Солидные компании этого не делают, но это проблема, которую следует решить. Более того, поскольку вы не «в комнате», может возникнуть пробел в прозрачности. Вы можете задаться вопросом: действительно ли они находят для меня лучшие грузы и самые высокие тарифы или просто самый быстрый способ покрыть грузовик? В отличие от наемного сотрудника, диспетчерская служба часто получает процент от вашего дохода; по иронии судьбы, это может совмещать стимулы для получения более высокооплачиваемого груза (поскольку они зарабатывают больше), но если они очень заняты, у них также может возникнуть соблазн быстро перемещать грузовики по приличным (но не максимальным) тарифам. Некоторые владельцы также опасаются стать «просто очередным клиентом» — если служба сотрудничает со многими перевозчиками, будут ли они отстаивать вашу позицию на переговорах или просто примут первое предложение брокера, чтобы сэкономить время? Проверка репутации диспетчерской службы и, возможно, пробный период могут помочь уменьшить эти опасения. Коммуникация — ключ к успеху: вам понадобятся регулярные обновления и возможность отслеживать, какие грузы заказываются.

Возможные задержки в общении: когда на дороге возникает проблема или у водителя возникает срочная необходимость в чём-то, наличие дополнительного звена в цепочке может замедлить процесс. Например, если водителю необходимо изменить маршрут из-за перекрытия дороги, он может позвонить внешнему диспетчеру, который затем должен сообщить об этом клиенту или брокеру. Если диспетчер в этот момент недоступен или занят другим клиентом, ответ может быть отреагирован с задержкой. При использовании внутренних услуг водитель может немедленно связаться с кем-то в той же компании. Кроме того, если ваши водители или грузоотправители привыкли общаться напрямую с вами или внутренней командой, переход на внешнего диспетчера может вызвать первоначальное недоумение («Кому этот человек звонит по поводу грузовика 123?»). Хорошие диспетчерские компании смягчают эту проблему, назначая вам основное контактное лицо, которое фактически становится голосом вашей компании в этих коммуникациях. Тем не менее, это требует разработки строгого протокола коммуникации, чтобы все (водители, брокеры и т. д.) оставались в курсе событий. Разница во времени также может быть фактором: некоторые диспетчерские службы (особенно бюджетные) могут иметь диспетчеров за рубежом, работающих по часам США. Как правило, они без проблем общаются по телефону и электронной почте, но вам следует убедиться, что языковой барьер не станет для них препятствием, и что они смогут связаться с вашими водителями при необходимости.

Dependence on Vendor’s Performance: When you outsource, your success is partly tied to the performance of that dispatch vendor. If they have an internal issue – say a high dispatcher turnover on their side, technical problems with their systems, or simply an underperforming employee handling your account – your business can suffer. You might find yourself in a tough spot if the service isn’t delivering (missed opportunities, double-booking trucks, poor paperwork handling, etc.). While you can always switch providers, that transition can be disruptive. Essentially, you are outsourcing a core competency, and if the provider fails to deliver quality service, it’s not always immediately easy to take that function back in-house without hiccups. Ensuring you choose a reliable dispatch service with good reviews and possibly getting recommendations from other carriers can reduce this risk.

Legal and Liability Limitations: A subtle but important point: freight dispatchers (unlike brokers) are not legally liable for freight loss or cargo claims. When you use a dispatch service, you (the carrier) still hold all liability for the loads you move. If something goes wrong – an accident, cargo damage, a claim – the dispatch service isn’t on the hook; it’s your insurance and safety record at stake. Some critics point out that dispatch services are not regulated by FMCSA the way brokers are. This isn’t usually a problem if they operate honestly (finding loads through brokers or authorized channels on your behalf), but you should ensure your dispatch service does not act as an unlicensed broker (e.g. soliciting freight from shippers directly without a license), which could put your company in a legal gray area. Also, note that a dispatch service typically does not provide the cargo insurance or surety bond that a broker or an asset carrier would. So in an accident, you cannot shift blame to the dispatcher – they are your agent, essentially. This means due diligence in choosing a dispatch partner is important: check that they operate ethically and in compliance with all regulations. Vet their contract terms – some may have clauses about liability (likely disclaiming it). While this doesn’t usually outweigh the benefits of outsourcing, it’s a reminder that you need to maintain good insurance and safety practices because ultimately it’s your authority on the line.

Роль фрахтовых брокеров в вашей стратегии отправки грузов

Еще одной частью головоломки являются фрахтовые брокеры, и важно понимать, чем они отличаются от диспетчеров, и почему иногда рассматривается вариант «использования брокеров вместо диспетчера».

Чем занимаются брокеры: В США фрахтовые брокеры связывают грузоотправителей с перевозчиками, которые могут его перевезти. Брокеры договариваются о ставке с грузоотправителем, а затем находят перевозчика (возможно, через логистические площадки или свою сеть), который перевезёт груз по более низкой ставке, оставляя разницу себе в качестве комиссии. Брокеры подтверждают ставки, иногда помогают назначать встречи или решать вопросы, а также платят перевозчику (часто после получения своего гонорара). По сути, брокер — это посредник, работающий на грузоотправителя (или на саму сделку), а не на какого-либо конкретного перевозчика.

Как это связано с диспетчеризацией: Независимо от того, есть ли у вас штатный диспетчер, работаете ли вы на аутсорсинге или вообще не работаете с диспетчером, если у вас нет собственной клиентской базы, вы, вероятно, будете получать грузы через брокеров (или доски объявлений, где брокеры размещают информацию о грузах). Диспетчеры (внутри или снаружи) обычно ведут переговоры с брокерами от имени перевозчиков. Если вы работаете без диспетчера, вы или ваш водитель напрямую взаимодействуете с брокерами.

Некоторые очень небольшие транспортные компании вообще не пользуются услугами диспетчеров; вместо этого владелец или водители самостоятельно находят и заказывают грузы через брокеров. Этот подход может быть эффективен, особенно для владельцев-операторов, которые хотят сэкономить на комиссии за отправку и не против дополнительной работы, связанной с самостоятельной отправкой. Полагаясь на брокеров, они фактически передают на аутсорсинг отдел продаж, связанный с поиском груза (этим занимается брокер), но координация и планирование по-прежнему ложатся на плечи перевозчика. Вот несколько соображений по сравнению с прямым обращением к брокерам и использованием диспетчера:

Стоимость: На первый взгляд, использование брокеров напрямую не стоит вам «комиссии», как в случае с диспетчерской службой. Однако помните, что брокеры берут часть платы за фрахт. Средняя брокерская комиссия по отрасли составляет около 15% от цены доставки jwsuretybonds.com. Например, если грузоотправитель платит 1000 долларов за груз, брокер может оставить себе около 150 долларов и предложить перевозчику 850 долларов. Как перевозчик, вы можете считать эти 850 долларов рыночной ставкой, но на самом деле, если бы у вас был прямой грузоотправитель или вы могли бы договориться, вы могли бы заработать больше. К этому добавляется комиссия диспетчера в размере 5–10% от того, что вы получаете. Но если вы отправляете груз самостоятельно, вы все равно часто работаете с брокерами, а это значит, что 15% маржи в любом случае вычитается — вы просто не платите дополнительную диспетчерскую комиссию. Ключевое отличие заключается в том, что при использовании брокеров напрямую вы экономите 5–10%, которые заплатили бы диспетчеру, но вместо этого тратите свое собственное время. Вот в чем компромисс.

Рабочая нагрузка и эффективность: без диспетчера бремя поиска и бронирования грузов, заполнения брокерских пакетов перевозчика, подписания подтверждений ставок и координации графиков ложится на вас (руководителя автопарка или владельца) или иногда на водителей. Это может отнимать много времени. Для одного грузовика это может быть управляемо — многие владельцы-операторы успешно находят свои грузы на досках загрузки или через брокерские связи. Но по мере увеличения количества грузовиков становится сложно совмещать все это. Водители в пути и так заняты безопасным вождением; просьба к ним также искать следующий груз, соблюдая сроки доставки, может снизить производительность и безопасность. Кроме того, вы можете упустить возможности, поскольку, пока вы ведете машину или решаете другую проблему, нужный груз может быть перехвачен кем-то другим. Диспетчеры (штатные или внешние) постоянно следят за загрузкой грузовиков. Если вы полагаетесь исключительно на брокеров без диспетчера, вам необходимо быть очень активными и организованными, чтобы минимизировать простои и холостые обороты.

1 372 / 5 000 Контроль и отношения: Работая напрямую с брокерами, вы общаетесь с ними напрямую, а не через диспетчера. Некоторые перевозчики предпочитают именно такой подход: вы выстраиваете собственные отношения с агентами брокера. Со временем некоторые брокеры могут узнать вас поближе и первыми позвонить вам по поводу грузов (это происходит, особенно если у вас стабильная полоса или вы предоставляете отличный сервис). Такие отношения могут быть ценными. Однако диспетчер также может поддерживать эти отношения от вашего имени. Если у вас есть внутренний диспетчер, он может быть тем, кто налаживает отношения с брокерами (но все еще представляет вашу компанию). Если вы передаете услуги на аутсорсинг, у службы, вероятно, есть своя собственная сеть контактов брокеров (что может быть плюсом). Один из недостатков отсутствия диспетчера заключается в том, что вы можете упустить более стратегическое планирование грузов. Брокер, как правило, заботится об одной загрузке за раз (той, которую ему нужно покрыть). Они не будут планировать вашу неделю на всю; это вы. Хороший диспетчер оценивает общую картину недели, которую ваш грузовик ведёт: например, если вы сегодня доставили груз в Атланту, он предскажет, куда вам нужно будет направиться завтра за хорошим грузом, даже если это означает проехать 100 миль в сторону более выгодного района. Если вы принимаете вызовы брокера по частям, последовательность может оказаться не оптимальной, поскольку вы принимаете решения по каждой партии отдельно.

Множество брокеров против единого центра: При отправке грузов через брокеров вы можете столкнуться с десятками разных брокерских компаний за месяц. У каждой могут быть свои требования к настройке, условия оплаты, приложения для отслеживания грузов и т. д. Это влечет за собой некоторые административные расходы. Обычно этими вопросами занимается диспетчерская служба (часто в ее системе уже настроено множество брокеров). Если вы работаете самостоятельно, будьте готовы к тому, что вам придется заниматься настройкой брокеров и соблюдением правил на ходу. Положительный момент: ни один брокер не «контролирует» ваш груз — вы всегда можете обратиться к другому. Вы не привязаны к одному источнику. С внешним диспетчером вы в некоторой степени привязаны к его методу (хотя он тоже будет использовать нескольких брокеров). Если один брокер не справится, вам придется поторопиться, чтобы найти другого.

Когда достаточно только брокеров: Для очень небольших операций (1-2 грузовика) с владельцами, у которых есть время и знания, прямое обращение к брокерам может быть экономически эффективной стратегией. Вы избегаете оплаты услуг диспетчерской службы или сотрудника, что может существенно снизить ваши накладные расходы. Многие владельцы-операторы делают это, особенно если им комфортно вести переговоры и использовать доски загрузки. Это также дает вам полный контроль над выбором груза — вы не позволяете кому-то другому решать, какие грузы брать. Если у вас есть несколько прямых грузов от грузоотправителей, и вы просто заполняете пробелы грузами брокера, вам может не понадобиться комплексное решение для диспетчеризации. Однако по мере роста вашего автопарка или если вы испытываете трудности с планированием загрузки, это признак того, что добавление помощи в диспетчеризации (внутренней или аутсорсинговой), вероятно, окупится.

Комбинирование подходов: Строго говоря, выбор между брокерами и диспетчерами не является определяющим. В действительности большинство перевозчиков пользуются услугами фрахтовых брокеров и имеют диспетчера. Ваш диспетчер (внутренний или внешний) будет искать грузы у брокеров, если у вас нет прямых клиентов. Диспетчерские службы часто позиционируют себя как посредники в переговорах с брокерами — они действуют как ваши представители на сайте brokersporterfreightfunding.com, по сути, совмещая эти роли (сами они не брокеры, но работают с брокерами от вашего имени). Один из подходов, используемых некоторыми перевозчиками, заключается в сотрудничестве с несколькими избранными брокерами для регулярных грузоперевозок (что-то вроде «подставных» брокеров) и использовании диспетчерской службы для управления всем остальным или для заполнения пробелов. Затем диспетчерская служба координирует свои действия с этими брокерами и при необходимости находит новые грузы.

Подводя итог, можно сказать, что фрахтовые брокеры являются неотъемлемой частью модели грузоперевозок в США. Они не заменяют собой необходимость в диспетчерской службе, а, скорее, являются одним из источников грузоперевозок, к которым будет обращаться диспетчер (или вы). Решение обычно принимается не «Брокер или диспетчер?», а скорее «Заниматься диспетчеризацией самому (через брокеров) или нанять кого-то для этой цели (который также будет пользоваться услугами брокеров)?». Далее мы сравним все три сценария — собственная диспетчерская служба, аутсорсинговая диспетчерская служба и отсутствие диспетчерской службы (зависимость от брокера) — по ключевым факторам.

Как принять решение: пошаговое руководство по сравнению и принятию решений

Выбор между штатным диспетчером, аутсорсинговой службой или самостоятельной диспетчеризацией — не универсальное решение. Оптимальный вариант зависит от размера вашего бизнеса, ресурсов и приоритетов. Ниже представлен пошаговый подход к выбору оптимального варианта для вашей деятельности:

1. Оцените размер вашего автопарка и планы его развития: Подумайте о том, сколько грузовиков у вас в настоящее время, и о траектории вашего роста. Если у вас очень небольшой автопарк (1-3 грузовика), найм штатного диспетчера на полную ставку может быть финансово нецелесообразен — аутсорсинг или самостоятельное выполнение этой работы — вот распространённые варианты. Если вы планируете быстрое масштабирование или уже имеете небольшой автопарк (5-10+ грузовиков), имеет смысл нанять штатного диспетчера (или команду), хотя многие компании с таким парком всё ещё прибегают к аутсорсингу, чтобы избежать проблем роста. Большие автопарки (20, 50, 100 грузовиков) часто имеют собственные диспетчерские отделы, но даже некоторые крупные перевозчики передают определённые сегменты (например, работу после окончания рабочего дня или перегрузку) на аутсорсинг специализированным службам. Представьте свой автопарк через 1-2 года: будете ли вы добавлять грузовики? Будете ли вы диверсифицировать деятельность, охватывая новые направления или регионы? Диспетчерская служба очень удобна для масштабирования и освоения новых рынков, в то время как штатная диспетчерская служба требует привлечения специалистов, разбирающихся в этих новых областях.

2. Подсчитайте расходы (расходы): Сравните расходы на основе текущего и ожидаемого объёма загрузки. Рассчитайте примерные годовые расходы на штатного диспетчера: включите заработную плату, социальный пакет (~20–30% сверх зарплаты при полном компенсационном пакете) и накладные расходы (оборудование, доля аренды/коммунальных услуг, программное обеспечение). Например, найм диспетчера за 45 000 долларов в год плюс 20% социального пакета = 54 000 долларов, плюс, скажем, 3–5 тысяч долларов на прочие накладные расходы (компьютеры, телефон, замена на панели управления загрузкой). Теперь оцените стоимость аутсорсинга: если диспетчерская служба взимает 5% от валового объёма загрузки, а вы прогнозируете годовой доход в 500 000 долларов, это составит 25 000 долларов в год. При 8% это составит 40 000 долларов в год. Имейте в виду, что эти расходы масштабируются вместе с вашим доходом. Если вы планируете увеличить доход до 1 миллиона долларов, удвойте эти цифры. В чистом выражении, ниже определённого уровня выручки, аутсорсинг обходится дешевле; при превышении этого уровня внутренняя работа может стать дешевле. Также учтите, что хороший диспетчер (штатный или нет) может увеличить ваш доход за счёт получения более высокооплачиваемых грузов и сокращения холостых пробегов. Аутсорсинг также может сэкономить на таких расходах, как подписка на бортовые устройства (поскольку они есть) и снизить риск простоя грузовиков (поскольку они постоянно ищут). Не забывайте об альтернативных издержках: если вы сейчас самостоятельно осуществляете диспетчеризацию, какой доход вы могли бы получить, освободив это время? Например, могли бы вы выполнять одну дополнительную перевозку в неделю, если бы не были заняты телефонными разговорами? Этот дополнительный доход может компенсировать расходы на найм/аутсорсинг. Просчитайте наилучший и наихудший финансовые сценарии для каждого варианта.

3. Оцените свою потребность в контроле и персонализации: Спросите себя, насколько важен для вас прямой контроль. Некоторые владельцы транспортных компаний очень внимательны к деталям и предпочитают тщательно контролировать все аспекты. Возможно, они предпочитают внутреннюю диспетчерскую службу, где можно обучить сотрудника точным методам работы и осуществлять ежедневный контроль. Если у вас узкоспециализированные операции (например, негабаритные грузы с очень сложной обработкой или особые клиентские контракты со сложными требованиями), внутренний диспетчер может лучше справиться с этими нюансами. С другой стороны, если вы готовы делегировать полномочия и заботитесь только о результатах (загруженные грузовики, своевременная доставка, выгодные цены), а не о качестве колбасы, аутсорсинг может быть хорошим вариантом. Также учтите любые фирменные процессы или деликатные отношения с клиентами — согласны ли вы на то, чтобы ими занималась внешняя служба? Многие согласны, при условии наличия соглашений о неразглашении и соответствующих соглашений. Но если вы считаете, что «никто не может управлять моими грузовиками так же хорошо, как я, учитывая наши уникальные потребности», это означает, что вам нужно либо нанять штатного сотрудника (возможно, с тесным наставничеством), либо найти специализированную диспетчерскую службу, специализирующуюся на вашем типе грузов. Что касается брокеров, если у вас уже есть прямые отношения с несколькими грузоотправителями или развитая сеть личных брокеров, вам, возможно, стоит поддерживать этот индивидуальный подход, что, опять же, способствует сохранению диспетчерской службы внутри компании или самостоятельно.

4. Учитывайте имеющиеся знания и ресурсы: Обладаете ли вы (или кто-то из вашей команды) значительным опытом диспетчерской работы и знанием отрасли? Если нет, кто обучит вашего штатного диспетчера? Одна из причин, по которой многие небольшие перевозчики передают работу на аутсорсинг, заключается в отсутствии у них собственного опыта. Однако вы можете развить свой опыт: например, вы можете инвестировать в обучение себя или своего сотрудника, пройдя курс «Диспетчер грузовиков» от Dispatch42, чтобы получить необходимые навыки. Аналогичным образом, курс «Менеджер по безопасности» поможет вам или вашим сотрудникам быть в курсе требований законодательства — это полезно, если вы работаете в компании. Если у вас есть доверенный член семьи или партнер с опытом в логистике, который может стать вашим диспетчером, вы можете выбрать штатного (или, скорее, семейного) диспетчера, который сочетает в себе доверие штатного диспетчера с потенциально более низкими затратами, если он уже работает в компании. С другой стороны, если вы новичок в отрасли или просто не хотите тратить время на обучение, аутсорсинг профессиональной диспетчерской службы может предоставить вам мгновенный доступ к опытным диспетчерам. Подумайте и о технологических ресурсах: есть ли у вас уже (или вы готовы получить) инструменты, необходимые для эффективной диспетчеризации? Если вы не готовы управлять учётными записями на панели загрузки, интеграцией электронных журналов и т. д., готовый сервис диспетчеризации может быть более разумным решением. В целом, сопоставьте текущие возможности вашей команды с требованиями диспетчерской функции. Если у вас есть пробелы, заполнение которых собственными силами обойдется дорого или займет много времени, обратитесь к аутсорсингу.