Основные документы диспетчера

В работе диспетчера по грузоперевозкам участвует ряд важных документов, которые сопровождают груз от планирования рейса до его завершения. В начале процесса идет Rate Confirmation – подтверждение согласованной ставки, далее оформляются накладные (Bill of Lading) при отгрузке, после чего водитель получает и передает POD (Proof of Delivery) – подтверждение доставки. Наконец, выставляется счет (инвойс) за выполненную перевозку. Все эти документы позволяют отследить маршрут, подтвердить условия договора и получить оплату. Каждый из них имеет свою роль и формальные требования.

Rate Confirmation (подтверждение ставки)

Rate Confirmation (часто сокращенно RateCon) – это официальный документ или форма, которую диспетчер получает от брокера груза и пересылает перевозчику. Он фиксирует все договоренности по конкретному рейсу: кто отправитель и получатель груза, какой груз везётся, время и место загрузки/доставки, а также согласованную оплату и условия платежа. Проще говоря, это контракт между брокером и перевозчиком, чтобы обе стороны были «на одной волне» по цене и условиям перевозки. В типичном Rate Confirmation указывают номер заявки, дату рейса, информацию о грузе (вес, количество паллет), сумму ставки (или формулу расчёта оплаты), а также особые условия (например, доплаты за простои или ожидание).

Например, ресурс PDFLiner описывает RateCon как «формальное соглашение между брокером и перевозчиком, в котором прописаны согласованная ставка, детали груза, пункты загрузки/разгрузки и платежные условия». Такой документ подписывается обычно менеджером брокера и транспортной компанией, после чего служит основой для планирования маршрута и подготовки остальной документации.

Совет: начинающим диспетчерам полезно познакомиться с полным циклом оформления рейсов – на курсе диспетчера грузового транспорта вы найдёте подробный разбор таких документов и пример их заполнения.

Накладная (Bill of Lading, ТТН)

Накладная (в международной терминологии – Bill of Lading, а в России – товарно-транспортная накладная, ТТН) – это основной транспортный документ, который сопровождает груз от отправителя к получателю. Она оформляется при приёме груза к перевозке и действует как договор перевозки. В накладной указываются: сведения о грузоотправителе и грузополучателе, информация о перевозчике, наименование и количество груза, погрузочные и разгрузочные адреса, а также особые отметки (например, опасный груз или определённые требования по хранению).

Накладная одновременно выступает в нескольких ролях: квитанции, ярлыка и договора. Как отмечает FedEx, накладная «является вашим документом-подтверждением отгрузки и контрактом перевозки», содержащим полную информацию о содержимом груза, пунктах отправления и назначения, а также условиях перевозки fedex.com. По сути, водитель выдаёт бумажную накладную получателю при доставке, и на её основании затем оформляется оплата перевозки.

Подтверждение доставки (Proof of Delivery, POD)

POD – это подписанный получателем документ, который фактически заверяет факт успешной доставки груза. Иногда используется термин «акцепт-документ», но чаще встречается аббревиатура POD. Этот документ заполняется при вручении груза клиенту: водитель показывает накладную, получатель сверяет груз и подписывает POD. В Proof of Delivery фиксируются дата и время доставки, подпись и печать (или ФИО) получателя, а также могут быть указаны комментарии (например, претензии по количеству или качеству).

Как поясняет логистический словарь, «POD (подтверждение доставки) – это документ или подтверждение, удостоверяющие, что товары были доставлены получателю. POD включает дату, время, подпись получателя и любые дополнительные примечания, служащие доказательством успешной доставки» emagia.com. Именно по подписанному POD перевозчик (или брокер) получает основание выставить счёт за перевозку, а клиент – оправдание расходов. В современных системах часть компаний используют электронные POD (ePOD), когда вся информация передаётся через мобильное приложение, но принципы остаются те же.

Счет (Invoice) и другие документы

После доставки на основании подписанного POD перевозчик отправляет брокеру или грузовладельцу счет на оплату услуг (freight bill). В инвойсе указываются реквизиты сторон, номер рейса (или Rate Confirmation), итоговая сумма к оплате с учётом согласованной ставки и возможных дополнительных сборов (например, за платные парковки или весовые недогрузы). Некоторые компании также требуют акты оказанных услуг, копии платежных поручений или других документов – но это уже внутренние детали бизнес-процесса.

Таким образом, полный пакет диспетчера включает: Rate Confirmation (договор о ставке), накладную/ТТН (договор перевозки), POD (факт доставки) и счет (фактура за перевозку). Каждый документ содержит ключевую информацию: данные об участниках (брокер, перевозчик, отправитель, получатель), о грузе (описание, вес, объем), о маршруте (адреса погрузки и выгрузки, даты) и о расчётах (ставка, сумма, условия платежа).

Практические примеры и шаблоны

Ниже приведены упрощённые примеры ключевых документов и их основных полей:

Rate Confirmation (подтверждение ставки): содержит название отправителя и получателя, дату рейса, описание груза, согласованную ставку оплаты и условия (например, термин оплаты, банковские реквизиты). Часто выглядит как таблица с колонками «Описание груза – Количество – Ставка – Всего» и строкой подписи брокера и перевозчика.

Накладная (Bill of Lading, ТТН): включает информацию об отправителе/получателе, перевозчике, грузоотправителе, номере рейса, описание груза по партиям, данные о погрузке/разгрузке, подписи отправителя и водителя. Это основной документ о приёме груза к перевозке и передачи его водителю.

Proof of Delivery (POD): заполняется при доставке: здесь указываются дата и время получения, подпись (и печать) грузополучателя, номер связанной накладной, а иногда – отметки о состоянии груза (нет повреждений, рекламаций и т.д.). Часто этот документ оформляется на обратной стороне накладной или отдельным листом.

Счет-фактура (Invoice): включает реквизиты сторон, номер договора или Rate Confirmation, итоговые суммы по ставке, возможным доплатам (перебор, ожидание), НДС и общей стоимости перевозки.

Эти примеры помогут понять структуру документов. Реальные формы могут различаться по виду и оформлению, но принцип сохраняется: каждая запись подтверждена датой и подписью ответственного лица. Полезно иметь под рукой образцы бланков накладных и договоров, чтобы сверять правильность заполнения.

Обучение и ресурсы

Для начинающих диспетчеров важны не только теоретические знания, но и практика работы с документами. Рекомендуется пройти специализированные курсы по диспетчерской деятельности, где подробно разбирают этапы перевозки и образцы документов. Например, на сайте Dispatch42 School доступна программа по обучению диспетчеризации в грузовом транспорте. На их курсе диспетчера грузового транспорта рассматриваются реальные кейсы по составлению Rate Confirmation, оформлению накладных, получению POD и другим операционным моментам. Там же можно получить шаблоны документов и наставничество от опытных логистов.

Кроме того, полезно обращаться к официальным источникам и регламентам. Например, перевозка в рамках Таможенного союза и РФ регламентируется ТК ТС №92, в котором описаны формы ТТН. Для международных перевозок следует изучить Конвенцию CMR (международный дорожный коносамент) и сопутствующие инструкции. Ознакомление с этими документами обеспечивает юридическую корректность оформления бумаг.

Выводы: в работе диспетчера ключевую роль играют Rate Confirmation, накладные и POD. Они фиксируют этапы перевозки и условия оплаты. Для практики оформите примеры своих документов и сравните их с образцами. А чтобы освоить профессию глубже, посетите Dispatch42 Schooll – там доступен обучающий курс диспетчера траков с подробным разбором всех этапов оформления рейса и примерами шаблонов.

Источники: официальные источники и отраслевые ресурсы по логистике pdfliner.com.